Mathias Heinrichs
Communications & public relations.
Stories worth telling, for brands worth knowing.
Communications & public relations.
Stories worth telling, for brands worth knowing.
Raapstraat 6/3, 2000 Antwerp, Belgium · BE0718.588.767
These terms apply to all quotations, assignments, agreements and invoices of HALCYON Comm.V (hereinafter "HALCYON"), to the exclusion of any of the client's own terms, even where these state that they alone shall apply. Deviations are valid only where they have been agreed in writing.
HALCYON is an agency specialising in public relations and communications. "Services" means the strategic, editorial, creative and executional work that HALCYON delivers on behalf of the client, including media relations, press relations, copywriting, concept development, events and related communications.
The client is the natural or legal person entering into an agreement with HALCYON. By placing an assignment or signing a quotation, the client acknowledges having read and accepted these terms.
All quotations issued by HALCYON are without obligation and valid for thirty days unless stated otherwise. Prices are expressed in euro and exclusive of VAT unless expressly indicated otherwise.
The agreement is formed when the client accepts the quotation in writing or electronically, or when HALCYON begins performance with the client's consent. HALCYON works primarily on a project basis; the scope, duration and deliverables of each project are set out in the quotation or assignment confirmation.
The services provided by HALCYON constitute an obligation of means and not an obligation of result. HALCYON performs its assignment to the best of its ability and in accordance with professional standards, but cannot guarantee any specific media results, including editorial coverage, publications, placements, reach, engagement or return on investment, as these depend on the editorial, journalistic and commercial choices of third parties over which HALCYON has no control.
The client undertakes to provide HALCYON in good time and in full with all information, materials and access required for the proper performance of the assignment. The client is responsible for the accuracy, completeness and lawfulness of the data, texts, images and materials provided.
The client indemnifies HALCYON against all third-party claims, including claims relating to intellectual property, image rights, reputation and good name, unfair commercial practices or misleading communications, arising from the use of elements supplied by the client or from choices imposed by the client.
Press releases, communications, visual material and other items distributed on behalf of or for the client are submitted for approval prior to release. The client shall have a reasonable period in which to respond in writing. In the absence of a timely response, the content is deemed approved and the client bears full responsibility for its content and accuracy.
The client undertakes to respect agreed embargoes and publication timings. Damage arising from a breach of an embargo by the client or by parties connected to the client cannot be attributed to HALCYON.
Work falling outside the assignment as described in the quotation, including additional requests, expansions of scope, crisis communications or urgent interventions, is regarded as additional work and is charged separately at HALCYON's standard rates. HALCYON informs the client of this in advance where reasonably possible.
Third-party costs, including printing, photography, production, media space, talent or influencer fees, distribution and event costs, are charged separately and require the client's prior approval. HALCYON acts as an intermediary in this respect and is not liable for the performance or deliveries of such third parties.
Unless agreed otherwise, HALCYON invoices on a project basis, where applicable with an advance payment at the outset and the balance on delivery. Invoices are payable within seven days of the invoice date by bank transfer to HALCYON Comm.V (IBAN: BE78 0689 3278 7086 — BIC: GKCC BE BB), quoting the invoice number as payment reference, unless agreed otherwise in writing.
Complaints regarding an invoice must be notified in writing and with reasons within five days of the invoice date. Failing this, the invoice is deemed irrevocably accepted.
In the event of non-payment by the due date, default interest of 12% per annum is payable on the outstanding invoice amount by operation of law and without prior notice of default, calculated from the due date until the date of payment in full. In addition, a fixed compensation of 10% of the outstanding invoice amount is payable by operation of law and without notice of default, with a minimum of €250.00, without prejudice to HALCYON's right to prove and claim higher actual damage and recovery costs.
In the event of full or partial non-payment of an invoice by the due date, all other invoices, including those not yet due, become immediately payable by operation of law. HALCYON also reserves the right to suspend further performance of ongoing assignments until all outstanding amounts have been settled in full.
In the event of cancellation of an assignment by the client, the work already delivered, the preparations already made and the commitments already entered into towards third parties are payable in full. Advance payments already made are not refunded, save where agreed otherwise in writing.
Either party may terminate the agreement by written notice. Ongoing projects are in that case completed or settled in proportion to the work delivered, unless agreed otherwise. In the event of a serious breach by one party, the other party may terminate the agreement without compensation, following a written notice of default that has remained without effect within a reasonable period.
All concepts, strategies, texts, designs, media plans and other creative work developed by HALCYON remain its intellectual property. The right to use or exploit them passes to the client only after payment in full of the relevant invoice, and solely for the agreed purpose and the agreed channels. Any other or more extensive use requires HALCYON's prior written consent.
HALCYON reserves the right to mention the work delivered for the client as a reference in its own communications and portfolio, unless agreed otherwise in writing.
Both parties undertake to keep confidential all non-public information, embargoes and strategic data exchanged in the context of the assignment. This obligation survives termination of the agreement.
In the course of its assignment, HALCYON may process personal data, including media contacts and journalists' details. HALCYON processes such data in accordance with applicable law, including the General Data Protection Regulation (GDPR). Where HALCYON acts as a processor on behalf of the client, further arrangements are set out in a separate data processing agreement where appropriate.
To the extent permitted by law, HALCYON's liability is limited to direct damage and to a maximum of the amount invoiced for the assignment concerned. Indirect damage, including lost profit, loss of turnover, loss of clientele, loss of commercial opportunities and reputational harm, is excluded.
These limitations do not apply in the event of intent or fraud. Nor is HALCYON liable for damage arising from incorrect or incomplete information provided by the client, or for the performance of third parties.
HALCYON is not liable for any delay or failure in the performance of its obligations resulting from force majeure, including but not limited to strikes, illness, technical failures, supply problems, decisions by authorities, cancellation of events, and other circumstances beyond its reasonable control. In such cases, the obligations are suspended for the duration of the force majeure.
All agreements with HALCYON are governed exclusively by Belgian law. In the event of a dispute, only the courts of the judicial district of Antwerp shall have jurisdiction.
The invalidity or unenforceability of any provision of these terms does not affect the validity of the remaining provisions. In that case, the parties undertake to replace the invalid provision with a valid provision that most closely reflects the original intention. HALCYON's failure to enforce a right immediately does not constitute a waiver of that right.
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, opdrachten, overeenkomsten en facturen van HALCYON Comm.V (hierna "HALCYON"), met uitsluiting van de eventuele eigen voorwaarden van de klant, ook indien deze bepalen dat zij als enige van toepassing zijn. Afwijkingen gelden enkel indien zij schriftelijk werden overeengekomen.
HALCYON is een bureau gespecialiseerd in public relations en communicatie. Onder "prestaties" wordt verstaan: het geheel van strategische, redactionele, creatieve en uitvoerende diensten die HALCYON in opdracht van de klant levert, waaronder mediarelaties, persrelaties, redactie, conceptontwikkeling, evenementen en aanverwante communicatie.
De klant is de natuurlijke persoon of rechtspersoon die met HALCYON een overeenkomst aangaat. Door het plaatsen van een opdracht of het ondertekenen van een offerte erkent de klant kennis te hebben genomen van deze voorwaarden en ze te aanvaarden.
Alle offertes van HALCYON zijn vrijblijvend en geldig gedurende dertig dagen, tenzij anders vermeld. Prijzen zijn uitgedrukt in euro en exclusief btw, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven.
De overeenkomst komt tot stand op het ogenblik dat de klant de offerte schriftelijk of elektronisch aanvaardt, dan wel op het ogenblik dat HALCYON met de uitvoering aanvangt met instemming van de klant. HALCYON werkt hoofdzakelijk op projectbasis; de omvang, looptijd en deliverables van elk project worden in de offerte of opdrachtbevestiging omschreven.
De prestaties van HALCYON betreffen een inspanningsverbintenis en geen resultaatsverbintenis. HALCYON voert haar opdracht naar best vermogen en volgens de regels van de kunst uit, maar kan geen specifieke mediaresultaten garanderen, waaronder begrepen redactionele dekking, publicaties, plaatsingen, bereik, engagement of return on investment, aangezien deze afhankelijk zijn van redactionele, journalistieke en commerciële keuzes van derden waarover HALCYON geen controle heeft.
De klant verbindt zich ertoe HALCYON tijdig en volledig alle informatie, materialen en toegang te bezorgen die nodig zijn voor een goede uitvoering van de opdracht. De klant staat in voor de juistheid, volledigheid en rechtmatigheid van de aangeleverde gegevens, teksten, beelden en materialen.
De klant vrijwaart HALCYON tegen alle aanspraken van derden, onder meer inzake intellectuele eigendom, portretrecht, eer en goede naam, oneerlijke handelspraktijken of misleidende communicatie, die voortvloeien uit het gebruik van door de klant aangeleverde elementen of uit door de klant opgelegde keuzes.
Persberichten, communicatie, beeldmateriaal en andere stukken die namens of in opdracht van de klant worden verspreid, worden vóór verzending ter goedkeuring voorgelegd. De klant beschikt over een redelijke termijn om schriftelijk te reageren. Bij gebreke aan tijdige reactie wordt de content als goedgekeurd beschouwd en draagt de klant de volledige verantwoordelijkheid voor de inhoud en de juistheid ervan.
De klant verbindt zich ertoe overeengekomen embargo's en publicatietijdstippen te respecteren. Schade die voortvloeit uit het schenden van een embargo door de klant of door aan de klant verbonden partijen, kan niet aan HALCYON worden toegerekend.
Prestaties die buiten de in de offerte omschreven opdracht vallen, waaronder bijkomende verzoeken, uitbreidingen van de scope, crisiscommunicatie of dringende interventies, worden als meerwerk beschouwd en afzonderlijk aangerekend tegen de gangbare tarieven van HALCYON. HALCYON licht de klant hierover voorafgaand in waar redelijkerwijs mogelijk.
Kosten van derden, waaronder begrepen drukwerk, fotografie, productie, mediaruimte, talent- of influencervergoedingen, distributie en evenementkosten, worden afzonderlijk doorgerekend en vergen voorafgaande goedkeuring van de klant. HALCYON treedt hierbij op als tussenpersoon en is niet aansprakelijk voor de prestaties of leveringen van deze derden.
Tenzij anders overeengekomen factureert HALCYON op projectbasis, desgevallend met een voorschot bij aanvang en het saldo bij oplevering. Facturen zijn betaalbaar binnen zeven dagen na factuurdatum via bankoverschrijving aan HALCYON Comm.V (IBAN: BE78 0689 3278 7086 — BIC: GKCC BE BB), met het factuurnummer als betaalreferentie, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
Klachten over een factuur dienen binnen vijf dagen na factuurdatum schriftelijk en gemotiveerd te worden gemeld. Bij gebreke daaraan wordt de factuur als onherroepelijk aanvaard beschouwd.
Bij niet-betaling op de vervaldag is van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling een nalatigheidsinterest van 12% per jaar verschuldigd op het openstaande factuurbedrag, te rekenen vanaf de vervaldag tot de dag van volledige betaling. Daarnaast is van rechtswege en zonder ingebrekestelling een forfaitaire schadevergoeding van 10% op het openstaande factuurbedrag verschuldigd, met een minimum van €250,00, onverminderd het recht van HALCYON om een hogere werkelijk geleden schade en de invorderingskosten te bewijzen en te vorderen.
Bij gehele of gedeeltelijke niet-betaling van een factuur op de vervaldag worden alle overige, ook niet-vervallen, facturen onmiddellijk en van rechtswege opeisbaar. HALCYON behoudt zich tevens het recht voor de verdere uitvoering van lopende opdrachten op te schorten tot volledige aanzuivering van de openstaande bedragen.
Bij annulering van een opdracht door de klant zijn de reeds geleverde prestaties, de reeds verrichte voorbereidingen en de reeds aangegane verbintenissen tegenover derden integraal verschuldigd. Reeds betaalde voorschotten worden niet terugbetaald, behoudens andersluidende schriftelijke afspraak.
Elke partij kan de overeenkomst beëindigen mits schriftelijke kennisgeving. Lopende projecten worden in dat geval afgewerkt of afgerekend naar verhouding van de geleverde prestaties, tenzij anders overeengekomen. Bij ernstige tekortkoming van één van de partijen kan de andere partij de overeenkomst zonder vergoeding beëindigen, na schriftelijke ingebrekestelling die zonder gevolg bleef binnen een redelijke termijn.
Alle door HALCYON ontwikkelde concepten, strategieën, teksten, ontwerpen, mediaplannen en andere creatieve prestaties blijven haar intellectuele eigendom. Het gebruiks- of exploitatierecht ervan gaat pas over op de klant na integrale betaling van de desbetreffende factuur, en uitsluitend voor het overeengekomen doel en de overeengekomen kanalen. Elk ander of verderreikend gebruik vereist de voorafgaande schriftelijke toestemming van HALCYON.
HALCYON behoudt zich het recht voor de voor de klant geleverde prestaties te vermelden als referentie in haar eigen communicatie en portfolio, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
Beide partijen verbinden zich tot vertrouwelijkheid betreffende alle niet-publieke informatie, embargo's en strategische gegevens die in het kader van de opdracht worden uitgewisseld. Deze verplichting blijft gelden na het beëindigen van de overeenkomst.
In het kader van haar opdracht kan HALCYON persoonsgegevens verwerken, waaronder mediacontacten en gegevens van journalisten. HALCYON verwerkt deze gegevens in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR). Waar HALCYON als verwerker optreedt in opdracht van de klant, worden de nadere afspraken desgevallend in een afzonderlijke verwerkersovereenkomst vastgelegd.
Voor zover wettelijk toegelaten is de aansprakelijkheid van HALCYON beperkt tot de directe schade en tot maximaal het voor de betrokken opdracht gefactureerde bedrag. Indirecte schade, waaronder gederfde winst, omzetverlies, verlies van cliënteel, commerciële opportuniteiten en reputatieschade, is uitgesloten.
Deze beperkingen gelden niet in geval van opzet of bedrog. HALCYON is evenmin aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit onjuiste of onvolledige informatie aangeleverd door de klant, noch voor de prestaties van derden.
HALCYON is niet aansprakelijk voor enige vertraging of tekortkoming in de uitvoering van haar verbintenissen die het gevolg is van overmacht, waaronder begrepen maar niet beperkt tot stakingen, ziekte, technische storingen, leveringsproblemen, beslissingen van overheden, annulering van evenementen, en andere omstandigheden buiten haar redelijke controle. In dat geval worden de verbintenissen opgeschort voor de duur van de overmacht.
Op alle overeenkomsten met HALCYON is uitsluitend het Belgisch recht van toepassing. Bij geschil zijn uitsluitend de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen bevoegd.
De eventuele nietigheid of onafdwingbaarheid van een bepaling van deze voorwaarden tast de geldigheid van de overige bepalingen niet aan. In dat geval verbinden partijen zich ertoe de nietige bepaling te vervangen door een geldige bepaling die de oorspronkelijke bedoeling zo dicht mogelijk benadert. Het niet onmiddellijk afdwingen van een recht door HALCYON houdt geen afstand van dat recht in.